Blog

La gestion hôtelière simplifiée

À votre rencontre : Brice, de l'hôtel Vol de Nuit

Ouvert à deux pas d'un grand hôpital toulousain et escale idéale des passager de l'aéroport, l'hôtel Vol de Nuit met ses 20 chambres au service d’une clientèle active plus souvent en déplacement professionnel que de loisirs, voire en attente de soins ou venue visiter un proche. Refusant la configuration des grandes chaînes, l'hôtel se veut proche de ses clients et vigilant sur son image que lui procure Le Lusso, le restaurant bistrot et terrasse désormais réputé.
Analyse d'un cas d'école d’hôtellerie pro.

Depuis combien de temps utilisez-vous Thaïs-Hôtel ?

Je dirais depuis octobre 2014, à la suite de notre rénovation. Soit près d'un an et demi.

Comment faisiez-vous avant ?

Oulala... Avant j'avais fait une grande feuille Excel. Il fallait saisir les gens dans le calendrier, ensuite les reporter dans un onglet de facturation, et comme c'était manuel cela nous empêchait de faire plein de choses : changer les prix, déplacer un client dans une autre chambre... Ça générait beaucoup de saisies, d'erreurs et de perte de temps.

Qu'est-ce qui vous a décidé à choisir Thaïs-Hôtel ?

Vol de nuit À l'époque de mon choix, j'avais vu ReservIt, Mister Booking et Thaïs-Hôtel. D'une part, on évite de travailler avec des très grosses boîtes – sauf sur des références absolues – et d'autre part j'ai trouvé Mister Booking atrocement complexe. Ce qui m'avait plu avec Thaïs-Hôtel, c'est ce côté ultra-facile. Un graphisme et une approche web qui rassurait pour faire passer les gens d'un système à l'autre. Car ici, nous avons 4 personnes à l'hôtel et 2 autres au restaurant, susceptibles de prendre une réservation ou donner des clés mais pas complètement formées car ce n'est pas leur métier. Il fallait donc une approche simplifiée.

Vous avez un clientèle bien spécifique, plutôt active et pro. Qu'est-ce que cela change dans votre organisation ?

Notre clientèle est rarement là par plaisir c'est vrai, pourtant on a 30 à 40% de fidèles. Déjà, on fait gaffe à la décoration, à avoir en permanence du personnel à disposition des clients, et on maintient un prix moyen à 60€ ce qui reste très classique. On a plus de monde en semaine que le week-end, ce qui demande une réflexion et des tâtonnements pour obtenir de nouvelles réservations.

Comment organisez-vous votre distribution pour cette cible ?

Thaïs-Hôtel nous a permis de multiplier les agences en ligne. Avant il fallait maintenir des disponibilités fermes, ce qui nous forçait à nous limiter à une seule agence. Maintenant c'est bien plus flexible. On utilise aujourd'hui 3 OTA : Booking évidemment ; Expedia, qui marche bien aussi et permet plusieurs sous-sites du groupe (pas tellement Venere mais des variantes pro comme Hotels.com) ; on a fait entrer HotelTonight pour s'ouvrir à une clientèle de passage mais on va peut être le remplacer par Fair Booking, à voir…

"Avec son graphisme web et ultra-facile, Thaïs-Hôtel rassure les personnes susceptibles de prendre une réservation mais dont ce n'est pas le métier"

Comme votre PMS intègre désormais PriceMatch [la solution de Yield Management permettant d’estimer le meilleur prix de revient pour une chambre en anticipant un taux de remplissage à un tarif recommandé, NDA] je m’en sers pour choisir quand ouvrir ou non des chambres sur les OTA. Car l'effet pervers du pricing dynamique, c'est que les baisses de prix de PriceMatch bénéficient avant tout aux OTA, car nos clients n’appellent pas 3-4 mois à l'avance. Ce sont donc les clients en ligne qui bénéficient du meilleur prix et ça je n'aime pas trop... En conséquence, on a mis des règles en place : on limite les ventes sur les canaux OTA en se gardant 5-6 chambres pour la vente en direct.

Au jour le jour, comment utilisez-vous Thaïs-Hôtel ?

L'essentiel de notre temps c'est le planning, et facturation. Avant on avait 3 saisies des mêmes informations : 1 en réservation, 1 d'informations facturation (la date d'arrivée, la date de départ les petits déjeuners, le restaurant, la taxe de séjour et le prix), et une 3e pour établir la facture qui n'était pas automatisée. Pour la personne du matin préposée aux encaissement, quand il y a 15-20 départs, c'était de la folie ! Tout le monde ici le reconnaît, on a indéniablement gagné en efficacité ! On a aussi des factures propres, plus pro qu'un fichier Excel où les formules se décalaient tout le temps, faussant la numérotation... Fini la galère, maintenant tout est rentré dans l'ordre. On peut même grouper plusieurs chambres sur une facture !

Parlons des fonctionnalités. Utilisez-vous le module Restaurant ?

Bienvenue au desk de Vol de Nuit Non, pas encore. On voulait coupler sa mise en place avec des travaux d'aménagement qui sont repoussés pour le moment. D'autant que la terrasse a largement augmenté la fréquentation et que Thaïs-Restaurant permettrait de prendre les encaissements même sans être au comptoir. Mais il y a une petite résistance de ce côté là ; la restauration est tout de même une autre culture, très "papier". Ils savent qu'on ne peut pas perdre une minute et craignent d’exploser s'il y a des problèmes de Wi-Fi par exemple. En attendant, pour tester, j'ai créé un espace démo et rentré toute la carte et le plan de ma salle et je fais des essais depuis un iPhone. Bref on y viendra mais c'est pas pour tout de suite, on a trop de monde en ce moment.

Qu'en est il des autres fonctionnalités du PMS ? Suivez-vous vos statistiques ?

Oui, oui ! Régulièrement pour savoir où j'en suis, pendant le mois et adapter les prix ou distribution.

Quel usage mobile faites vous ?

C'est acquis, on a mis une tablette au restaurant pour prendre les réservations pendant le service.

Quelle fonction voudriez-vous voir se développer ou améliorer ?

Dans Thaïs-Hôtel il manque une fonction magique d'Excel que j'aimais tant : Annuler. (Rire) Quand on fait une bêtise on aimerait bien pouvoir revenir en arrière en un clic... Mais ceci mis à part, c'est un grand mieux évidemment.

Est-ce que vous recommanderiez Thaïs-Hôtel ?

Oui, c'est déjà fait. J'ai même inscrit ma mère qui a une toute petite structure à l'étranger. Pour des gens qui ne maîtrisent vraiment pas l'outil informatique, cela lui permet d'avoir les prix ajustés, d'être plus fluide... En fait je suis satisfait à 90%, il ne me manque que 2-3 trucs qui finiront je pense par venir. Quand j'ai choisi votre solution à l'époque, si j'avais besoin de fonctions spécifiques, Thaïs-Soft s'engageait à les développer ou au moins à écouter mes besoins. Sur le moment, c'est un engagement qu'il fallait croire sur parole, mais c'est bien ce qui s'est passé depuis. On peut toujours émettre un avis et les remarques sont prises en compte.

Site de notre client : www.hotel-voldenuit.com

Bienvenue au desk de Vol de Nuit

Categories: temoignage

Tags: hotel indépendant, testimonial, clientele professionnelle, facturation, restaurant, distribution, yield